Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan:

1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah

    Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan. Tembusan ini dikirim ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.

2. Kartu jam hadir

    Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan

3. Kartu jam kerja

    Digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Catatan waktu kerja ini hanya diperlukan bagi perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan

 4. Daftar gaji dan upah

     Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto karyawan, dikurangi potongan pph pasal 21, utang karyawan dan lain sebagainya

5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah

    Merupakan ringkasan gaji dan upah per departement, dibuat oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan rekap daftar upah

6. Surat pernyataan gaji dan upah

    Dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah. Dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah berisi "surhatan" karyawan mengenai rincian gaji ataupun potongan dan lainnya

7. Amplop gaji dan amplop upah

    Berisi uang dan dimuka amplop tertera nama karyawan, nomer identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih karyawan

8. Bukti kas keluar

Merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan

-> Catatan akuntansi yang digunakan adalah:

    * Jurnal umum

    * Kartu harga pokok produk

    * Kartu biaya

    * Kartu penghasilan karyawan

Fungsi yang terkait dalam sistem penggajian dan pengupahan:

1. Kepegawaian

Untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan calon karyawan, membuat surat keputusan tarif gaji, dan upah, kenaikan pangkat, golongan, mutasi. Dan ini semua berada di tangan kepegawaian, dibawah departemen personalia dan umum

2.Pencatat waktu

Untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Berada di tangan kepegawaian, dibawah departement personalia dan umum

3. Pembuat daftar gaji dan upah

Untuk membuat daftar gaji dan upah yang berupa penghasilan bruto dan potongan karyawan. Berada ditangan kepegawaian, dan dibawah departement personalia dan umum

4. Fungsi akuntansi

Untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah (utang gaji dan upah, utang pajak, utang dana pensiun). Berada ditangan : Bagian utang, kartu biaya, jurnal

5. Fungsi keuangan

mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah, serta menguangkan cek tesebut ke bank. Kejadian ini berada ditangan bagian kas

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian dan pengupahan

- Sistem penggajian

1. Prosedur pencatatan waktu hadir
2. Pembuatan daftar gaji
3. Distribusi biaya gaji
4. Pembuatan bukti kas keluar
5. Pembayaran gaji

- Sistem pengupahan

1. Prosedur pencatatan waktu hadir
2. Prosedur pencatatan waktu kerja
3. Prosedur pembuatan daftar upah
4. Prosedur distribusi biaya upah
5. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
6. Prosedur pembayaran upah