Requirement Document (Dokumen Kebutuhan)

Requirement Document (RD) yaitu dokumen yang berisi rincian kebutuhan user. RD menyatakan masalah-masalah yang dihadapi user dan solusi umum yang dibutuhkan. Bahasanya berorientasi pada bahasa yang digunakan oleh user sehari-hari, dan jauh dari bahasa komputer.Kadangkala dokumen RD digunakan sebagai permohonan untuk sebuah proposal (Request for a proposal(RFP)) ketika user menawarkan proyeknya kepada kontraktor luar.

Dokumen RD harus jelas dan lengkap, sehingga Tim Proyek (Project Tem(PT)) dapat memahami seluruh masalah-masalah yang dihadapi oleh user dan dapat memperkirakan biaya penyelesaian proyek tersebut..  Kejadian penting pertama yang akan Anda hadapi berupa  persetujuan atau penandatanganan dokumen RD oleh User dan Tim Proyek.

Berikut ini adalah bagian-bagian dari RD :

1. Pendahuluan. Identifikasi perusahaan (user) dan juga penjual dimana RD tersebut ditujukan. Tentukan masalah yang perlu diselesaikan, latar belakang, contoh situasi yang sedang dihadapi, motivasi-motivasi untuk menanggulanginya, dll.
2. Tujuan Proyek.  Sebuah pernyataan singkat mengapa kita mengajukan proposal untuk pengembangan proyek. Batasan-batasan utama dalam penggunaan waktu dan keuangan dapat juga disebutkan.
3. Fungsi-fungsi Utama. Pernyataan singkat mengenai bagaimana sistem berfungsi berdasarkan tujuanproyek yang telah ditetapkan.
4. Keluaran Umum.Penjelasan secara singkat tentang informasi yang dibutuhkan dari sistem
5. Informasi Input secara Umum.Input data apa yang diperlukan untuk menghasilkan output. Ini adalah waktu yang tepat untuk memastikan bahwa seluruh data yang dibutuhkan dapat tersedia pada waktu yang tepat pula.
6. Kinerja(Performance).  Berapa banyak transaksi yang akan diproses, berapa banyak data yang akan disimpan, kapan laporan harus dihasilkan, dsb. Jelaskan waktu rata-rata dan waktu maksimal proses (dalam hari atau jam)
7. Perkembangan(Growth). Hal ini mungkin sulit untuk diramalkan, tetapi cobalah untuk menghitung kemajuan bisnis dan menetapkan berapa tahun lagi sistem masih dapat diharapkan untuk berfungsi. Kemukakan dalam bentuk persentase atau angka sebenarnya.
8. Pengoperasian dan Lingkungan.  Dimana komputer akan ditempatkan, dimana terminal-terminal yang interaktif ditempatkan, dan siapa yang akan menggunakannya.
9. Kompatibilitas, Pengantarmukaan. Jelaskan jika fasilitas antar komputer dibutuhkan, adakah alat-alat yang harus disatukan, atau jika pengiriman akses dibutuhkan.
10. Reliabilitas, Ketersediaan.  Tulis penggambaran waktu diantara kegagalan-kegagalan (Meantime between Failures / MTBF), waktu untuk perbaikan (Meantime to Repair / MTTR) dan persentase tambahan yang diperlukan.
11. Pengantarmukaan dengan Pemakai.Rincikan pengalaman-pengalaman yang dibutuhkanuser dalam menggunakan komputer, jelaskan bagaimana menangani sistem kapada user yang baru.
12. Pengaruh Organisasi.Departemen-departemen apa yang akan sangat berpengaruh dan seberapa jauh cara kerja mereka harus berubah. Bagaimana sistem yang baru dapat berkomunikasi dengan sistem manual yang ada.
13. Pemeliharaan dan Dukungan.  Jaminan-jaminan yang dibutuhkan : berapa lama, sampai kapan, bagaimana pengiriman.
14. Dokumentasi dan Pelatihan.  Rincikan semua dokumen-dokumen umum dan / atau pelatihan yang dibutuhkan.
15. Keuntungan (hanya RFP). Jika RD adalah RFP dalam situasi yang kompetitif, mintalah data dari penjual yang menjelaskan mengapa dokumen tersebut harus dipilih.
16. Persyaratan dan Kondisi.Menyatakan syarat untuk seleksi, kapan dan bagaimana akan dilakukan.

Tujuan dibuatnya dokumen kebutuhan sistem ini adalah

• Untuk menjelaskan cara kerja sistem. Dengan menggunakan dokumentasi kita dapat menjelaskan cara kerja sistem yang rumit dan panjang dalam waktu yang sangat singkat.

•  Alat dalam merancang sistem informasi. Rancangan sistem informasi sebelum dikembangkan tidak dapat diingat semua oleh disainer. Kalaupun semuanya dapat diingat rancangan itupun perlu dikomunikasiskan kepada orang lain sebelum dikembangkan.

•  Alat bagi auditor dalam mempelajari, mengevaluasi dan sekaligus mendokumentasikan pemahamannya terhadap sistem pengendalian internal kontrol klienny

•  Dasar pengembangan sistem lebih lanjut  

Jenis Kebutuhan

• Kebutuhan Fungsional. Pertanyaan layanan sistem yang harus disediakan,bagaimana sistem berinteraksi pada input tertentu dan bagai mana perilaku sistem pada situasi tertentu.

• Kebutuhan Non-Fungsional Batasan Layanan atau fungsi yang ditawarkan sistem seperti batasan waktu, batasan pengembangan proses, standarisasi dll.